学校会议室是学校举行会议和公务活动的重要场所。为进一步加强规范化管理，提高使用效率，更好地提供优质服务，制定本规定。

一、会议室使用范围

阜阳理工学院现有4个会议室，供学校举行会议和开展公务活动使用，由党政办公室负责统一管理和协调使用，其分布及使用范围如下：

一会议室（后勤综合楼6楼，20座）主要用于召开董事会、党委会、校领导召集的有关专题会议及临时安排的小型会议、学校规模较小的活动、接待以及对外交流等。

二会议室（后勤综合楼5楼，40座）主要用于召开校长办公会、院长办公会、上级领导机关及兄弟单位领导同志来校考察、检查、调研举行的会议，学校重要活动、重要接待以及对外交流等。

三会议室（图书馆6楼，24座）主要用于召开视频会议，学校重要活动、重要接待以及对外交流等。

图书馆报告厅（图书馆一楼，196座）主要用于学校及各单位重要活动、中型会议、学术报告会等。

二、会议室使用程序

（一）使用单位申请：校内各单位使用会议室，需提前通过“OA办公系统”向党政办公室预约申请（大型会议提前3天，一般会议提前1天），申请的主要内容包括会议主题、参与人员、使用时间、场地要求等情况。

（二）党政办公室安排：1.党政办公室根据各单位的借用需求，统一安排会议室。2.若各单位预定的会议室与学校临时安排的重要会议发生冲突，由党政办公室负责统筹协调。3.列入学校年度工作计划的会议优先使用；全校性会议优先使用；上级领导机关考察、检查、调研优先使用；外事及涉港澳台活动优先使用；学校临时安排的重要会议优先使用。

（三）会议室使用：1.使用单位做好会前准备、现场管理等会务工作。2.使用单位不得外借会议室内仪器设备及桌椅等物资。3.申请单位因故取消使用会议室，应提前一天告知党政办公室，以免影响其他单位使用。

（四）会议室用后验收：党政办公室会同使用单位对各会议室进行会后验收。

三、会议室使用管理职责

（一）党政办公室职责：1.负责会议室的统一调度。2.负责会议室及附属设备设施的日常管理与维护。协调信息中心、后勤保卫处等相关部门做好会议室房屋、设备维护、维修和保洁工作。3.负责校级会议的会务服务，协调二级单位使用会议室时的茶水准备。

（二）使用单位职责：1.负责会场布置、接待、会议记录等具体会务工作。如需调试设备、茶水准备等会场布置需求，可持《会议室使用审批回执单》联系会务准备（13681602556；18756880509）。2.使用会议室时，遵守公共秩序，维护办公环境，避免影响会议室周边单位及工作人员的正常工作。3.使用会议室时，做好会议室的安全工作。爱护会场设备，不得外借、挪用或带出室内设备。4.会议室使用完毕，协同做好会后清理工作，撤除横幅等标语标牌，将设备设施摆放整齐，关闭所有设备、电源及门窗，并与党政办公室交接。

附件：1.会议室申请线上操作指南；

2.会议室使用会后验收单。

 附件1：会议室申请线上操作指南.docx

 附件2：会议室使用会后验收单.docx