第一章 总则

第一条 为加强学校公文管理，推动公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）及中共安徽省委教育工委、安徽省教育厅《关于公文处理的若干规定》（皖教工委〔2012〕39号）有关要求，结合学校实际，制订本细则。

第二条 本办法适用于阜阳理工学院及所属各部门各单位（以下简称各部门）公文处理工作。

第三条 本细则所称公文，是指学校实施领导、履行职能、处理公务时制发的具有特定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学校各部门应高度重视公文处理工作，加强组织领导，切实遵守有关规定和要求，并确定专人负责公文处理工作。

第七条 党政办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校名义制发的各类公文，并负责对全校的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第八条 学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”性公文可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文办理，上级机关应对报送的“意见”给予答复。作为下行文，下级部门、单位对意见中所提的要求应当遵照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

（四）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布、传达要求下级机关处理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免和聘用干部。学校制定的规章制度和其它规范文件，可分别冠以“规定”“办法”“细则”“计划”“安排”等名称，但要用“通知”印发。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

第十条 公文的具体格式按照《阜阳理工学院公文格式》执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。根据行文关系，学校公文主要分为上行文、下行文、平行文3种。

（一）向省委教育工委、省教育厅等上级党政机关行文用上行文，多用报告、请示等文种。

（二）向学校各部门行文用下行文，多用决定、意见、通知、通报、批复等文种。

（三）向不相隶属的单位行文用平行文，多用意见、函等文种。

第十五条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级部门，根据需要可以同时抄送相关上级部门和同级单位，但不得抄送下级单位。

（二）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级部门请示，应当由本单位提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除了上级部门负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。

（五）受双重领导的单位向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。

第十六条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级部门。

（二）以学校名义下发的公文，涉及校内多个部门职权范围内的事务，相关部门之间应协商一致后方可行文。

（三）上级部门给受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。

第十七条 不相隶属单位之间行文，应遵循以下原则：

（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。

（二）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。

（三）校内同级部门可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办部门。属于各部门职权范围内的工作，不得联合行文。

第十八条 除党政办公室外，校内各部门不得对外正式行文。

第五章 公文拟制

第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条 公文由承办部门起草。公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现学校意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）凡涉及两个或两个以上部门的公文，主办部门应当主动与有关部门协商会签。部门之间难以协商解决的，应当报校领导协调或经专题会议议定。

（七）各部门起草的公文，应当由部门负责人严格把关并审核。

第二十一条 以学校名义印发的公文，呈校领导签发前，应由党政办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否与现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十二条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十三条 以学校名义制发的上行文，由学校主要负责人签发。属全局性的重大问题，由校长或党委书记审签（或会签）；属具体工作问题，按照工作分工由分管校领导审签，其中涉及其他校领导分管的工作，在与有关校领导协商后再签发；属已经有关会议讨论通过的事项，由分管校领导审签。

第二十四条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。

第六章 公文办理

第二十五条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十六条 收文办理主要程序：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。呈报校领导的公文由党政办公室统一签收管理。

（二）登记。对收到的公文进行分类，并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。经初审不符合规定的公文，应及时退回来文部门并说明理由。

（四）承办。由上级部门或其他校外不相隶属单位发送学校的公文，由党政办公室负责人根据公文内容和分管原则呈报校领导批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时处理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要，党政办公室要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十七条 发文办理的主要程序是：

（一）复核。已经校领导签批的公文，党政办公室应在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）编号。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。学校发文，除涉密公文和特殊情况外，应当通过智慧校园办公系统办理，不再分发纸质公文。通过智慧校园办公系统发送的电子公文，与纸质公文具有同等效力。

第二十八条 涉密公文传递和传输应当符合国家有关保密规定。

第二十九条 以学校名义制发的公文办理完毕后，起草部门应当及时将文件正本、校领导签批的底稿和文件拟稿封面、公文附件以及领导的重要批示件等一并送至党政办公室，以便归档。个人不得保存应当归档的公文。

第七章 公文管理

第三十条 学校公文由党政办公室统一管理，建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十一条 涉密公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施，并填写《阜阳理工学院文件定密审批单》。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级的确定、变更和解除，由校保密办审批。

第三十二条 涉密公文公开发布前应当履行解密程序，公开发布的时间、形式和渠道，由校保密办确定。

第三十三条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经校保密办审批。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十四条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十五条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第三十六条 公文的撤销和废止，由学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十七条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十八条 部门合并时，应及时提出变更申请，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，应及时取消其发文户头，需要归档的公文整理后按有关规定移交学校档案馆。工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

第三十九条 学校公文含纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过智慧校园办公系统、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文，电子公文的处理办法参照本办法执行。

第四十条 本办法自发布之日起实行，由党政办公室负责解释。

附件1

阜阳理工学院规章制度制定管理办法（试行）

（报审稿）

第一章 总则

第一条 为深入推进依法治校，保障学校规章制度的合法性、统一性、科学性和规范性，根据《中华人民共和国高等教育法》《中华人民共和国民办教育促进法》及其实施条例，参照《中华人民共和国立法法》和国务院《规章制度程序条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法中所称规章制度，是指按照一定程序制定，以学校名义公布，对本校各部门以及全体教职工、学生具有普遍约束力、在一定时间内适用的办事流程、行为准则。

学校制定、修改和废止规章制度的活动，以及学校授权各部门起草、解释规章制度的活动，适用本办法。

第三条 规章制度包括“章程”“规定”“办法”“细则”等。“章程”是指经特定程序制定的关于组织规程和办事规则的根本性规章制度；“规定”是指对某方面工作所作的带有约束性的行为规范；“办法”是指对某项工作所作的比较具体的要求和规范；“细则”是指为有效执行相关政策或实施学校有关规定而制定的具体措施或就相关条文作出的具体说明和阐释。属暂时使用的，可在名称中加“暂行”“试行”。

“条例”“意见”“方案”和“说明”等，不属于规章制度的文体。

第四条 规章制度的制定、修改、解释和废止应遵循以下原则：

（一）合法性原则。规章制度应符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规，符合《阜阳理工学院章程》，并经过规范的程序审议制定。

（二）统一性原则。规章制度之间不得重复、矛盾。对同一事项的管理主体、管理程序，同一行为的评价标准，同类行为的认定或处理办法应当一致，对涉及同一部门职责范围的事项不得相互矛盾。

（三）科学性原则。规章制度应符合广大教职工、学生的根本利益，符合学校的实际需求和未来发展需要，讲求实际、注重实效。对国家法律、法规、规章已经明确规定的内容，原则上不做重复性规定。

（四）规范性原则。规章制度结构应严谨、清晰，一般用条款式表达，也可以用段落形式表述；内容应明确、具体，具有指导性和可操作性；用语应准确、精炼，文字和标点符号使用正确、规范。

第五条 学校规章制度制定程序主要包括立项、起草、审查、审定、签发、公布等。

第二章 立项与起草

第六条 经学校授权，党政办公室负责编制规章制度建设规划、拟定规章制度年度建设计划，印发至各部门，明确完成时限，并督促规章制度建设规划和年度建设计划的落实。

各部门根据规章制度年度建设计划，具体负责起草规章制度。在年度计划外，各部门认为确有必要制定规章制度的，应提出立项建议，对制定规章制度的必要性、所要解决的主要问题、拟确立的主要制度等做出说明，经分管校领导同意后，由有关部门具体负责起草。必要时，起草工作可以邀请或委托有关专家、组织进行。

第七条 涉及两个或两个以上部门职权范围内的事项，可以联合起草规章制度，但需明确牵头部门及相关部门各自的工作职责。

第八条 起草部门应当就规章制度涉及的主要问题开展调查研究，对涉及其他部门职责的，应当通过会签方式充分征求其他部门的意见。

起草部门与其他部门有不同意见的，应当充分协商；经过协商仍不能取得一致意见的，应当在规章制度草案送审时说明情况，列明各自的意见、依据和理由。

第九条 直接涉及学校教职工、学生切身利益的规章制度。起草部门应广泛听取广大教职工、学生的意见。

第十条 起草部门应当将规章制度草案及其说明，并附相关法律、法规、政策等资料，拟修订、废止的规章制度等相关材料报送审查部门。

规章制度草案的说明，一般应包含以下内容：制定或修订的背景、依据和过程；修订的内容及依据；征求意见情况；其他需要说明的问题。

报送审查的规章制度草案，应当由起草部门（含多个参与起草部门）主要负责人签署意见后报送审查。

第三章 审查

第十一条 审查是规章制度制定、修改或废止的必需环节。起草的规章制度须经本部门内部讨论、征求各相关部门意见、分管校领导审核，修改完善后报党政办公室进行审查。审查的主要内容包括：

（一）是否符合党的路线、方针政策和国家法律法规以及《阜阳理工学院章程》和本办法的规定；

（二）是否与学校现行的规章制度协调、衔接；

（三）是否征求相关部门和管理服务对象的意见，对理由较为充分的争议是否给予了合理的回应；

（四）需要审查的其他内容（包括但不限于审核规章制度的文字、格式等形式要件以及起草说明的内容完整性等）。

不符合上述情形的规章制度草案，应将其退回起草部门修改或补充材料后再报请审查。

第十二条 审查部门应当就规章制度草案涉及的主要问题，听取有关单位、组织或专家意见。

对于涉及学校重大问题的规章制度草案，审查部门应当召开由有关单位、组织、专家、法律顾问参加的座谈会、论证会，进一步研究论证。

对于直接涉及广大教职工、学生根本利益和有关单位存有重大分歧的规章制度草案，由审查部门或工会、学生工作处组织教职工、学生征求意见。

第十三条 起草部门根据审查意见对规章制度草案进行修改，并经分管校领导签署意见后，形成送审稿。

送审稿由审查部门主要负责人和起草部门主要负责人签署意见，提请审议。

第四章 审定、签发与公布

第十四条 规章制度应当经学校董事会或校长办公会审议通过。其中，与学术工作、教学工作、学位工作有关的规章制度，应经学校学术委员会、教学工作委员会、学位评定委员会审议通过；需要教职工代表大会等审议的规章制度，应经学校教职工代表大会等审议通过。

第十五条 起草部门应当根据审议意见对规章制度送审稿进行修改，经分管校领导同意，形成修正稿。并按校内公文印发程序，报党政办公室进行公文规范性审核，报请校长签发，以“阜阳理工学院”名义公布。

第十六条 规章制度应明确规定施行日期。

规章制度可自公布之日起施行，但需要为宣传、实施创造条件的，应自公布之日起60日内施行。

第十七条 公布施行的规章制度应有题注，标明学校董事会、校长办公会、学术委员会、学位评定委员会、教职工代表大会等审议或修正通过的会议次数及日期。

第十八条 规章制度正式文本由起草部门印发，并及时报送党政办公室备案，由党政办公室公布。

规章制度应当依法予以公开，接受师生员工和社会监督。

第五章 解释、修改与废止

第十九条 规章制度的解释权属于规章制度的起草部门。必要时，规章制度的解释由规章制度起草部门参照规章制度审查程序提出意见，获学校批准后公布执行。

规章制度的解释与规章制度具有同等效力。

第二十条 规章制度有下列情形之一的，起草部门应当及时提请修改或废止：

（一）所依据的法律、法规、规章或政策规定已经修改、停止执行或者废止的；

（二）实际情况已经发生变化，需要修改、停止执行或者废止的；

（三）所调整的对象已经消失或者发生变化的；

（四）所规定的内容已经被新的规定取代或者需要与有关规定合并的；

（五）其他需要修改和废止的情形。

修改和废止规章制度的程序，参照本办法第五条执行。

第二十一条 规章制度部分条款被文字修改和废止的,应立即公布新的规章制度,新的规章制度中应明确原规章制度的废止日期。

对于“暂行”“试行”满2年的规章制度，起草部门应及时修订公布施行正式文本，或予以废止；确需继续按“暂行”“试行”执行的，由起草部门说明情况，经学校审批后予以保留。

第六章 清理与汇编

第二十二条 学校建立规章制度的审查和清理机制。党政办公室按照法制统一的原则，对学校规章制度进行审查，负责备案公布、监督实施，统筹规章制度的清理与汇编。

第二十三条 党政办公室归口处理校内外各单位、个人提出的审查规章制度的建议和申请，按继续适用、修改或废止进行处理，并反馈处理意见。

党政办公室归口管理学校办公系统和相关的信息公开工作。学校办公系统中的规章制度文本为标准文本，信息公开网页维护的相关规章制度文本应当与其一致。

第二十四条 规章制度的清理工作采取定期清理和适时清理相结合、全面清理与专项清理相结合、主动清理与上级要求清理相结合的原则。

起草部门是清理工作的直接责任单位。

第二十五条 根据规章制度清理结果，党政办公室向全校公布废止、失效及继续有效的规章制度目录。

第七章 附则

第二十六条 本办法经校长办公会审定后公布实施。

第二十七条 学校党委系统的规章制度制定程序参照本办法执行。

第二十八条 校内各部门制定或汇编的其他规范性文件、内部工作制度等，应参照本办法执行，并及时报送党政办公室备案。

其他规范性文件，主要包含对某项工作或为贯彻执行上级有关决定提出的“意见”，对工作的具体计划或对某一问题制定的规划“方案”，对具体工作、事项的解释“说明”等。

第二十九条 本办法自印发之日起施行，由党政办公室负责解释。

附件2

阜阳理工学院公文处理细则（试行）

（报审稿）

第一章 总则

第一条 为加强学校公文管理，推动公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）及中共安徽省委教育工委、安徽省教育厅《关于公文处理的若干规定》（皖教工委〔2012〕39号）有关要求，结合学校实际，制订本细则。

第二条 本办法适用于阜阳理工学院及所属各部门各单位（以下简称各部门）公文处理工作。

第三条 本细则所称公文，是指学校实施领导、履行职能、处理公务时制发的具有特定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学校各部门应高度重视公文处理工作，加强组织领导，切实遵守有关规定和要求，并确定专人负责公文处理工作。

第七条 党政办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校名义制发的各类公文，并负责对全校的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第八条 学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”性公文可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文办理，上级机关应对报送的“意见”给予答复。作为下行文，下级部门、单位对意见中所提的要求应当遵照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

（四）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布、传达要求下级机关处理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免和聘用干部。学校制定的规章制度和其它规范文件，可分别冠以“规定”“办法”“细则”“计划”“安排”等名称，但要用“通知”印发。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

第十条 公文的具体格式按照《阜阳理工学院公文格式》执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。根据行文关系，学校公文主要分为上行文、下行文、平行文3种。

（一）向省委教育工委、省教育厅等上级党政机关行文用上行文，多用报告、请示等文种。

（二）向学校各部门行文用下行文，多用决定、意见、通知、通报、批复等文种。

（三）向不相隶属的单位行文用平行文，多用意见、函等文种。

第十五条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级部门，根据需要可以同时抄送相关上级部门和同级单位，但不得抄送下级单位。

（二）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级部门请示，应当由本单位提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除了上级部门负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。

（五）受双重领导的单位向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。

第十六条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级部门。

（二）以学校名义下发的公文，涉及校内多个部门职权范围内的事务，相关部门之间应协商一致后方可行文。

（三）上级部门给受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。

第十七条 不相隶属单位之间行文，应遵循以下原则：

（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。

（二）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。

（三）校内同级部门可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办部门。属于各部门职权范围内的工作，不得联合行文。

第十八条 除党政办公室外，校内各部门不得对外正式行文。

第五章 公文拟制

第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条 公文由承办部门起草。公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现学校意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）凡涉及两个或两个以上部门的公文，主办部门应当主动与有关部门协商会签。部门之间难以协商解决的，应当报校领导协调或经专题会议议定。

（七）各部门起草的公文，应当由部门负责人严格把关并审核。

第二十一条 以学校名义印发的公文，呈校领导签发前，应由党政办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否与现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十二条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十三条 以学校名义制发的上行文，由学校主要负责人签发。属全局性的重大问题，由校长或党委书记审签（或会签）；属具体工作问题，按照工作分工由分管校领导审签，其中涉及其他校领导分管的工作，在与有关校领导协商后再签发；属已经有关会议讨论通过的事项，由分管校领导审签。

第二十四条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。

第六章 公文办理

第二十五条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十六条 收文办理主要程序：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。呈报校领导的公文由党政办公室统一签收管理。

（二）登记。对收到的公文进行分类，并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。经初审不符合规定的公文，应及时退回来文部门并说明理由。

（四）承办。由上级部门或其他校外不相隶属单位发送学校的公文，由党政办公室负责人根据公文内容和分管原则呈报校领导批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时处理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要，党政办公室要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十七条 发文办理的主要程序是：

（一）复核。已经校领导签批的公文，党政办公室应在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）编号。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。学校发文，除涉密公文和特殊情况外，应当通过智慧校园办公系统办理，不再分发纸质公文。通过智慧校园办公系统发送的电子公文，与纸质公文具有同等效力。

第二十八条 涉密公文传递和传输应当符合国家有关保密规定。

第二十九条 以学校名义制发的公文办理完毕后，起草部门应当及时将文件正本、校领导签批的底稿和文件拟稿封面、公文附件以及领导的重要批示件等一并送至党政办公室，以便归档。个人不得保存应当归档的公文。

第七章 公文管理

第三十条 学校公文由党政办公室统一管理，建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十一条 涉密公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施，并填写《阜阳理工学院文件定密审批单》。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级的确定、变更和解除，由校保密办审批。

第三十二条 涉密公文公开发布前应当履行解密程序，公开发布的时间、形式和渠道，由校保密办确定。

第三十三条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经校保密办审批。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十四条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十五条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第三十六条 公文的撤销和废止，由学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十七条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十八条 部门合并时，应及时提出变更申请，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，应及时取消其发文户头，需要归档的公文整理后按有关规定移交学校档案馆。工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

第三十九条 学校公文含纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过智慧校园办公系统、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文，电子公文的处理办法参照本办法执行。

第四十条 本办法自发布之日起实行，由党政办公室负责解释。